2015-03-03

ADMINISTRACJA KANCLERSKA

Kanclerz


1. Kanclerz kieruje administracją kanclerską i gospodarką Uczelni oraz podejmuje decyzje dotyczące mienia Uczelni w zakresie zwykłego zarządu, z wyłączeniem spraw zastrzeżonych w Ustawie lub Statucie dla innych organów Uczelni.
2. Kanclerz w zakresie swych zadań koordynuje działania administracji rektorskiej, administracji kwestorskiej, administracji wydziałowej i administracji jednostek ogólnouczelnianych.
3. Do zadań Kanclerza należy w szczególności:

 

1) podejmowanie działań i decyzji zapewniających zachowanie, właściwe wykorzystanie majątku Uczelni oraz jego powiększanie i rozwój;
2) organizowanie i koordynowanie działalności administracyjnej, finansowej, technicznej, gospodarczej, inwestycyjnej Uczelni oraz zamówień publicznych;
3) realizowanie polityki osobowej i płacowej Uczelni w stosunku do podległych mu pracowników;
4) pełnienie funkcji przełożonego służbowego w stosunku do pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, niepodlegających innym organom Uczelni;
5) zarządzanie majątkiem Uczelni, w zakresie wskazanym przez Rektora;
6) kierowanie i nadzorowanie realizacji zadań i projektów powierzonych przez Rektora.

 

4. Kanclerz przy pomocy swoich zastępców kieruje realizacją zadań komórek organizacyjnych administracji kanclerskiej, a bezpośrednio kieruje realizacją zadań Działu Administracyjnego, Działu Kancelaryjno-Archiwalnego, Działu Zamówień Publicznych oraz Sekcji Ochrony Ppoż. i Spraw Obronnych.

 

Komórki w pionie Kanclerza

 

Dział Administracyjny


1. Organizacja pracy Sekretariatu Kanclerza i jego zastępców wraz z obsługą administracyjno-biurową.
2. Ewidencja i obsługa dokumentów w administracji kanclerskiej.
3. Obsługa administracyjna organizacji związkowych i klubów.
4. Obsługa administracyjno-informatyczna komórek organizacyjnych pionu Kanclerza i jego zastępców.
5. Prowadzenie spraw dotyczących korzystania z samochodów służbowych Politechniki Łódzkiej.
6. Prowadzenie rejestru poleceń wyjazdów służbowych dla administracji kanclerskiej.
7. Prowadzenie spraw związanych z wykorzystaniem samochodów prywatnych do celów służbowych.
8. Zaopatrzenie materiałowe dla administracji centralnej, a dla PŁ w zakresie szczególnych rodzajów materiałów.
9. Prowadzenie magazynu.
10. Odprawy i deklaracje celne.

 

Dział Kancelaryjno-Archiwalny


1. Obsługa obiegu korespondencji w Uczelni oraz obsługa i nadzór nad wysyłkami kurierskimi administracji centralnej i wybranych jednostek organizacyjnych PŁ wraz z rozliczaniem kosztów.
2. Prowadzenie dla administracji centralnej: prenumeraty prasy i zamieszczania ogłoszeń prasowych wraz z rozliczaniem kosztów.
3. Kontrola przestrzegania zasad dotyczących obiegu korespondencji i postępowania z dokumentacją oraz aktualizacja normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
4. Administrowanie uczelnianym kontem na ePUAP oraz obsługa elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) Uczelni.
5. Organizacja i prowadzenie Archiwum PŁ oraz wszelkiej działalności archiwalnej.
6. Obsługa modułu „Archiwum” w ZSID PŁ oraz tworzenie bazy danych zasobów przechowywanych w archiwum.

 

Dział Zamówień Publicznych


1. Planowanie zamówień publicznych.
2. Koordynacja i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych dla administracji centralnej.
3. Realizacja zadań ogólnouczelnianych w zakresie Prawa zamówień publicznych dla wszystkich jednostek organizacyjnych PŁ, obejmujących w szczególności:

1) doradztwo dla jednostek organizacyjnych PŁ w przygotowywaniu postępowań w zakresie formalnym;
2) bieżąca analiza stosowania prawa zamówień publicznych;
3) organizacja i prowadzenie systemu informacji wewnętrznej i przekazywania wiedzy w zakresie prawa zamówień publicznych.

4. Prowadzenie postępowań o udzielanie zamówień publicznych w zakresie określonym przez Rektora.

 

Sekcja Ochrony Ppoż. i Spraw Obronnych


1. Kontrola przestrzegania przepisów i zasad przeciwpożarowych.
2. Udział w przekazywaniu do użytkowania budynków i pomieszczeń.
3. Opiniowanie i doradztwo przy projektowaniu remontów.
4. Nadzór nad organizowaniem ewakuacji.
5. Szkolenia wstępne i okresowe z zakresu ochrony przeciwpożarowej.
6. Analiza zagrożeń pożarowych.
7. Zadania w zakresie obronności państwa i zarządzania kryzysowego wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących w tym zakresie.
8. Zadania z zakresu bezpieczeństwa imprez artystyczno-rozrywkowych, sportowych organizowanych przez PŁ, w tym imprez masowych.

 

Zastępca Kanclerza ds. Organizacyjnych


1. Działalność socjalna i bytowa PŁ, nadzór nad Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.
2. Administrowanie nieruchomościami.
3. Określanie warunków ubezpieczeń majątkowych PŁ oraz grupowych dla pracowników i ich rodzin.
4. Planowanie inwentaryzacji majątku PŁ.
5. Nadzór nad gospodarką odpadami.
6. Organizacja i funkcjonowanie kampusów Uczelni.
7. Nadzór nad obsługą techniczno-gospodarczą uroczystości uczelnianych.
8. Nadzór nad działalnością ośrodków wypoczynkowych, współpraca z klubami pracowniczymi i seniorów.
9. Ustalanie zasad funkcjonowania ochrony na terenie i obiektach PŁ.

 

 

Komórki w pionie Zastępcy Kanclerza ds. Organizacyjnych

 

Dział Zarządzania Nieruchomościami


1. Administrowanie i obsługa gospodarcza nieruchomości (nadzór nad stanem technicznym, sanitarnym i estetycznym, wyposażenie i inwentarz, ochrona, portiernie i szatnie, wynajem, itp.) oraz otoczenia Kampusu.
2. Prowadzenie dokumentacji formalno-prawnej nieruchomości PŁ.
3. Ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej PŁ oraz ubezpieczenia mienia od kradzieży, rabunku i innych zdarzeń losowych.
4. Naliczanie i odprowadzanie podatków i opłat lokalnych.
5.  Administrowanie lokalami mieszkalnymi.
6. Stroje i insygnia akademickie; obsługa techniczno-gospodarcza świąt państwowych oraz uroczystości PŁ.
7. Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi, opłaty za korzystanie ze środowiska.
8. Sprawy wywozu nieczystości stałych i odpadów komunalnych z PŁ, z wyłączeniem Osiedla Akademickiego i ośrodków wypoczynkowych.
9. Podejmowanie działań organizacyjno-legislacyjnych oraz sprawozdawczość w zakresie ochrony środowiska i gospodarki odpadami.
10. Nadzór nad prawidłowym magazynowaniem odpadów.
11. Organizacja działań oraz zasad postępowania ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi oraz materiałami promieniotwórczymi, w tym z odpadami niebezpiecznymi.

 

Dział Inwentaryzacji


1. Przygotowanie planów inwentaryzacji i sprawozdania z ich wykonania.
2. Nadzór nad oznakowaniem majątku PŁ.
3. Prowadzenie wykazu pól spisowych i rejestr osób materialnie odpowiedzialnych.
4. Organizacja zespołów spisowych, udział w zespołach spisowych.
5. Rozliczenia arkuszy spisowych.
6. Prowadzenie dokumentacji z przebiegu inwentaryzacji oraz oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych wraz z uzgodnieniem stanów środków trwałych.
7. Postępowanie wyjaśniające różnice inwentaryzacyjne.
8. Szkolenie zespołów spisowych.

 

Dział Socjalny


1. Zasady prowadzenia działalności socjalnej.
2. Administrowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, w tym plan rzeczowo-finansowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
3. Realizacja decyzji dotyczących wykorzystania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym indywidualnych świadczeń przyznanych pracownikom, rencistom, emerytom i innym osobom.
4. Funkcjonowanie ośrodków wypoczynkowych PŁ.

 

Zastępca Kanclerza ds. Technicznych


1. Stan techniczny obiektów i infrastruktury.
2. Inwestycje i remonty.
3. Rozliczenia energii elektrycznej, mediów i opłat telekomunikacyjnych.

 

 

Komórki w pionie Zastępcy Kanclerza ds. Technicznych

 

 

 

Dział Eksploatacji Budynków i Budowli


1. Utrzymanie obiektów budowlanych oraz urządzeń i instalacji w należytym stanie technicznym i inne zadania związane z eksploatacją techniczną, wymagane przez prawo budowlane, w tym kontrole, przeglądy i pomiary.
2. Ustalanie warunków zasilania w eksploatowanych obiektach.
3. Zapewnienie ciągłości pracy systemów obsługujących wjazdy na teren PŁ.
4. Zapewnienie łączności telefonicznej i obsługa centrali PŁ.
5. Prowadzenie spraw związanych z dostawą energii elektrycznej, cieplnej, gazu, wody i usług telekomunikacyjnych oraz rozliczanie kosztów.
6. Obsługa stacji i sieci elektroenergetycznych oraz cieplnych.
7. Nadzór nad archiwum dokumentacji budynków, których dysponentem jest Kanclerz oraz sieci i uzbrojenia Kampusów PŁ.
8. Administrowanie kontem w Centralnym Rejestrze Operatorów oraz podejmowanie działań organizacyjno-legislacyjnych w tym zakresie.

 

Dział Obsługi Inwestycji i Remontów


1. Planowanie rozbudowy i urbanistyki Uczelni.
2. Plany inwestycji i remontów oraz wycena kosztów ich realizacji.
3. Przygotowywanie przedmiotu zamówienia dla opracowania dokumentacji technicznej inwestycji i remontów oraz dla specyfikacji istotnych warunków zamówienia ich realizacji.
4. Prowadzenie i nadzór techniczny nad remontami i inwestycjami.
5. Rozliczanie i odbiory robót.
6. Doradztwo w sprawach prowadzenia inwestycji i remontów.

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskich 1/3, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP dla osób wskazanych we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu.
Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, pisemnie na adres siedziby administratora, lub na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub listownie – na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod@mc.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..